Omfang
Bestemmelsene som fremkommer i reisepolicy og retningslinjer, gjelder reiser for tillitsvalgte, ansatte i sekretariatet, samt andre som reiser på oppdrag for Den norske legeforening, heretter omtalt som Legeforeningen. Bestemmelsene gjelder også reiser relatert til Legeforeningens fond.
Hovedprinsipper
- All reisevirksomhet skal preges av nøktern vurdering av behovet for å reise og en kostnadsbevisst gjennomføring av de nødvendige reiser. Dette innebærer bl.a. at rabatt- og lavprisbilletter skal utnyttes i den grad det er mulig.
- Før en reise foretas skal det vurderes nøye om reisen kan erstattes med telefonmøter, videokonferanser, eller annet.
- Som storforbruker av reise- og hotelltjenester, utnytter Legeforeningen den styrke som ligger i dette for å oppnå gode priser og andre fordeler som kan bidra til å redusere reisekostnadene. For å sikre korrekt informasjon om Legeforeningens reiseaktivitet, skal reiser bestilles i henhold til disse retningslinjer.
Godkjenning
- Kun reiser som er gjennomført i henhold til retningslinjer refunderes.
- Generalsekretæren kan godkjenne unntak fra retningslinjene.
Reiseforsikring
- Medlemmer som reiser for å delta på kurs, møter og lignende er selv ansvarlig for reiseforsikring.
- Sentralstyrets medlemmer på reiser i Legeforeningens regi er dekket gjennom kollektiv tjenestereiseforsikring
- Ansatte i sekretariatet på reiser i Legeforeningens regi er dekket gjennom kollektiv tjenestereiseforsikring
Reisebyråets mandat
For at gjennomføringen av reisepolicy og retningslinjene for reisevirksomheten skal bli vellykket, har Legeforeningen gitt reisebyrået fullmakt til å håndheve retningslinjene for reise fortatt av medlemmer i Legeforeningen og ansatte i sekretariatet. Reisebyrået skal
- Akseptere bestillinger kun når reisens formål/prosjekt oppgis.
- Styre hotellbestillinger til de hoteller som Legeforeningen til enhver tid har avtale med.
- Styre reisebestillinger mot de transportleverandører som Legeforeningen prioriterer.
- Bidra til kostnadseffektivitet ved forslag om gjennomføring av reiser.