Om oss

Legeforeningens personvernerklæring

21. JUNI 2018

Om personvernerklæringen

Medlemmene og andre brukeres tillit er helt sentralt for Legeforeningen, og vi tar ditt personvern på alvor. All behandling av personopplysninger skjer i henhold til norsk personvernlovgivning.

Denne personvernerklæringen forklarer hvilke personopplysninger vi behandler, hvordan og hvorfor vi samler inn og benytter opplysninger om våre medlemmer, kursdeltakere og andre som er i kontakt med Legeforeningen, hvordan vi beskytter deres personvern og informasjon om dine rettigheter knyttet til behandlingen av personopplysningene.

Behandlingsansvarlig for dine personopplysninger er Den norske legeforening ved generalsekretær Geir Riise. Kontaktinformasjonen er:

Forretningsadresse:               Akersgata 2, 0158 OSLO

Postadresse:                            Postboks 1152 Sentrum, 0107 OSLO

E-post:                                      legeforeningen@legeforeningen.no

Telefon:                                     23 10 90 00

Organisasjonsnr.:                   960 474 341

Ved medlemskap i et eller flere av våre foreningsledd vil det være det enkelte foreningsledd som er behandlingsansvarlig for personopplysninger som dette leddet mottar og behandler om deg. Se for øvrig informasjon om medlemskap i foreningsledd nedenfor.

Generelt om behandlingen av personopplysninger

Den norske Legeforening er en fagforening og en faglig forening. Legeforeningen har blant annet som formål å arbeide for høy faglig og yrkesetisk standard blant foreningens medlemmer, og skal ivareta medlemmenes interesse som en fagforening. Du kan lese mer om Legeforeningens formål i Legeforeningens lover.

Legeforeningen behandler opplysninger om medlemmer som ledd i å være en fagforening og for å utføre oppgaver knyttet il dette. Når du melder deg inn i Legeforeningen, deltar på medlemsaktiviteter, svarer på medlemsundersøkelser eller på annen måte benytter foreningens medlemsservice eller tjenester kan vi behandle opplysninger om deg. Legeforeningen behandler også opplysninger om leger som ikke er medlemmer, eksempelvis fordi man har deltatt på et kurs i regi av Legeforeningen. Hvilke personopplysninger vi behandler avhenger av omstendighetene og av hvilke tjenester og aktiviteter du benytter deg av. Personopplysninger vil i det vesentlige innhentes fra de registrerte selv, men kan i enkelte tilfeller også innhentes fra tredjeparter.

Som medlem av Legeforeningen har du tilgang til det vesentlige av personopplysninger som behandles om deg gjennom "Min side" på våre nettsider.

Når du melder deg inn i Legeforeningen

Legeforeningen registrerer personopplysninger om våre medlemmer for å kunne ivareta vår funksjon som en fagforening og en faglig forening for våre medlemmer. For at Legeforeningens sekretariat og tillitsvalgtapparat skal kunne utføre slike oppgaver og for at vi skal nå frem til deg med informasjon som er interessant og viktig for deg som medlem, trenger vi informasjon om deg.

Personopplysningene som er registrert vil i det vesentlige være innhentet fra de registrerte selv, men kan også være innhentet fra tredjeparter, f.eks. tillitsvalgte. ID-nummer for å identifisere helsepersonell (HPR-nummer) innhentes fra Helsepersonellregisteret hos Helsedirektoratet.

Opplysninger som registreres er: navn, adresse, kontaktopplysninger, medlemskap i foreningen/underforeninger, fødselsnummer, HPR-nummer, statsborgerskap, kjønn, opplysninger om arbeidssted, utdannelse, kurs, praksis etc. som er nødvendig for å organisere løpet mot å bli godkjent spesialist, tillitsverv i Legeforeningen, kontingent­innbetaling, kursfakturering. Etter vedtak fra NAV registreres grad av arbeidsuførhet pga. kontingentfritak.

Opplysningene om deg som medlem brukes til følgende formål: kommunikasjon med deg, spesialistutdanning, refusjonssøknader, håndtering av kommunikasjon med tillitsvalgte, utsending av medlemsbladet (Tidsskrift for Den norske legeforening) og nyhetsbrev samt for å kunne gi best mulig bistand i saksbehandling i forbindelse med dine henvendelser til oss. Opplysningene brukes også til utarbeidelse av diverse statistikk som er relevant for Legeforeningens virksomhet samt for forskning i Legeforeningens eget forskningsinstitutt (LEFO) innenfor Legeforeningens formål. Medlemskommunikasjon skjer per post, e-post, telefon eller via Legeforeningens lukkede medlemsportal.  Fødselsnummer brukes for å innberette betalt fagforeningskontingent til skattemyndighetene. Personopplysninger vi får inn om deg som medlem i Legeforeningen, blir ikke brukt til andre formål enn for å ivareta dine interesser som medlem i Legeforeningen.

Medlemskap i et foreningsledd

Som medlem i Legeforeningen er du også tilmeldt medlemskap i en yrkesforening, lokalforening og eventuelt en fagmedisinsk forening (dersom du har spesialistgodkjenning). Du har også mulighet til å melde deg inn i øvrige foreningsledd. Som medisinstudent tilmeldes du Norsk medisinstudentforening. Oversikt over Legeforeningens foreningsledd finner du her. Retningslinjene for obligatorisk tilmelding og eventuelle frivillige medlemskap i øvrige foreningsledd finner du i Legeforeningens lover.

Styret i de enkelte foreningsledd har tilgang til register over egne medlemmer. Det aktuelle foreningsledd vil bare bruke opplysningene for det formål å ivareta dine interesser i den aktuelle forening, og vil ikke utlevere opplysningene til andre uten ditt samtykke.

Særlig om juridisk bistand

Legeforeningen tilbyr juridisk bistand til medlemmer i saker som angår ditt arbeid som lege. Bistanden gis som hovedregel fra Legeforeningens jurister og advokater i avdeling for jus og arbeidsliv. Informasjon som behandles er navn, kontaktinformasjon og informasjon om saken som du selv eller tillitsvalgte gir oss. Informasjonen behandles konfidensielt og for det formål å gi juridisk bistand, og vil ikke bli benyttet til andre formål.

Opplysningene behandles med grunnlag i personvernforordningens artikkel 6 bokstav b, i det vi behandler opplysninger som er nødvendig for oppfyllelsen av avtalen med deg.

Opplysningene lagres i Legeforeningens klientarkiv så lenge det er nødvendig for saken og for øvrig i 10 år. Formålet er å kunne dokumentere hva som har skjedd i saken.

Særlig om Legeforeningens bank- og forsikringsavtaler

Som del av avtaleforholdet du etablerer med Legeforeningen ved innmelding vil du ha rett på tilbud fra våre samarbeidspartnere. Legeforeningens bank- og forsikringsavtale er her av oss definert i en særlig kategori av medlemsfordeler fordi de er sentrale for formålet vårt (jobbe for våre medlemmers økonomiske interesser). For å sikre at kun våre medlemmer får tilbudet om rabatterte priser kontrollerer Danske Bank og Storebrand sine lister opp mot vårt medlemsregister. Dette gjøres for at de skal kunne gjenkjenne deg som medlem når du tar kontakt. Listene brukes kun til dette formålet og ikke til markedsføring. Dette er regulert i en databehandleravtale mellom Legeforeningen og henholdsvis Danske Bank og Storebrand.

Når du deltar på kurs

Legeforeningen har en rolle i forbindelse med organiseringen av kurs for leger som en del av spesialistutdanningen og arrangerer dessuten også en rekke andre kurs for leger. Legeforeningen trenger derfor å lagre informasjon om leger som har deltatt på kurs i regi av Legeforeningen.

Opplysningene som lagres i forbindelse med kurs er opplysninger kursdeltakeren selv gir Legeforeningen. Dette inkluderer fornavn, etternavn, fødselsdato, e-postadresse, telefonnummer, adresse og hvor i spesialiseringsløpet legen er. Øvrige opplysninger som kan tenkes registrert er opplysninger om allergier og annet i forbindelse med administrasjon av selve kursarrangementet.

Formålet er at vi skal kunne sende ut informasjon om kursplass, program, kursbevis og andre praktiske opplysninger, samt at vi skal kunne oppbevare dette i forbindelse med spesialistgodkjenningen din. Personopplysninger vi får inn ved påmelding til kurs blir benyttet for å administrere kurset, for planlegging av nye kurs og for at du skal kunne dokumentere gjennomførte kurs i forbindelse med spesialistgodkjenningen. Informasjon om at du har deltatt på et kurs vil lagres så lenge det er nødvendig for å dokumentere at du har deltatt på et kurs. Opplysninger som ikke lenger er nødvendig for formålene angitt ovenfor skal slettes, med mindre det er nødvendig å oppbevare opplysningene etter lov.

Nettstatistikk og informasjonskapsler (cookies)

Les om Legeforeningens nettstatistikk og bruk av informasjonskapsler her.

I innstillingene til din nettleser kan du både skru av og slette informasjonskapsler.

Legeforeningen vil også kunne hente inn statistikk fra foreningens egne Facebooksider.

Tillitsvalgtes tilgang til dine personopplysninger

Tillitsvalgte har ikke noen generell tilgang til Legeforeningens medlemsregister.

Lokale tillitsvalgte får tilgang til en liste over "sine" medlemmer på "Min side". Visningen inneholder informasjon om navn, telefon og e-post (arbeidssted og privat) til medlemmene i medlemsgruppen.

Legeforeningens rolle knyttet til spesialistutdanningen for leger

Spesialistutdanning- og godkjenning er helsemyndighetenes ansvar, og det er Helsedirektoratet som er delegert denne myndigheten og arbeider med spesialistgodkjenningen av leger. Legeforeningen har imidlertid også en rolle i dette arbeidet, herunder som sakkyndig, og i forbindelse med godkjenning og vurdering av utdanningsinstitusjoner. På denne bakgrunn behandler Legeforeningen personopplysninger med grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 bokstav e) "for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse eller utøve offentlig myndighet" som Legeforeningen er pålagt. Legeforeningens delegerte myndighet på dette området fremgår av spesialistforskriften § 5:

"Legeforeningens spesialistkomiteer kan gi faglige råd til Helsedirektoratet i saker om spesialistutdanning og spesialistgodkjenning. Helsedirektoratet skal be om råd ved

a) utarbeidelse av forslag til endringer i vedlegg II om læringsmål og til anbefalinger om læringsaktiviteter

b) godkjenning og vurdering av utdanningsvirksomheter."

Legeforeningens rolle i spesialistgodkjenningen er også regulert i avtale med Helsedirektoratet, hvor det er avtalt at Legeforeningen skal bistå med: "Faglige vurderinger i forbindelse med søknader om spesialistgodkjenning, herunder konvertering av spesialistgodkjenning og resertifisering av allmennleger".  Gjennom denne avtalen har Legeforeningen fått delegert en oppgave i spesialistutdanningen av leger: gi faglige vurderinger. Dette er også regulert i Generelle bestemmelser for spesialistutdanning av leger, vedtatt av Helse- og omsorgsdepartementet 2. juli 2009.

Øvrig behandling

Legeforeningen behandler også informasjon i andre sammenhenger hvor du er i kontakt med Legeforeningen. Dette kan for eksempel være i forbindelse med søknader til utdanningsfondene eller lånefondene. Informasjonen du gir oss i forbindelse med slike søknader, blir ikke benyttet til andre formål enn for å administrere søknaden og ordningene som sådan. Opplysningene blir lagret så lenge det er nødvendig for dette formålet.

Behandlingsgrunnlag

Når du melder deg inn i Legeforeningen inngås en avtale som gir grunnlag for å behandle ulike personopplysninger om deg. Omfanget av dette avtaleforholdet vil følge av foreningens styringsdokumenter, herunder Legeforeningens lover. De mest sentrale vilkårene for ditt medlemskap fremgår av medlemsbetingelsene (se Legeforeningens lover).

Behandlingen som er beskrevet under "Når du melder deg inn i Legeforeningen" og "Medlemskap i et foreningsledd" behandles med grunnlag i personvernforordningen artikkel 6 bokstav b, for å ivareta våre oppgaver og funksjon som en fagforening for våre medlemmer. Opplysninger som vi behandler i forbindelse med kurs, utdanningsfondet eller lånefondet behandles også med grunnlag i personvernforordningens artikkel 6 bokstav b, i det vi behandler opplysninger som er nødvendig for oppfyllelsen av avtalen med deg. Legeforeningen vil også kunne behandle opplysninger om et medlem eller andre med grunnlag i samtykke. Det vil da innhentes et særskilt samtykke for hvert enkelt formål, og samtykket kan til enhver tid trekkes tilbake. Innhenting av samtykke kan skje i forbindelse med innmelding i Legeforeningen eller på et senere tidspunkt, og du vil for et eventuelt samtykke få informasjon som gjør deg i stand til å vite hva du samtykker til. For øvrig kan Legeforeningen være pålagt å behandle personopplysninger på grunnlag av lovpålagte krav (personvernforordningen artikkel 6 bokstav c), f.eks. som dokumentasjon for regnskapsmessige formål.

Lagringstid

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes hvis du trekker samtykket ditt. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes eller anonymiseres når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt.

Opplysninger ved eventuell utmelding

Ved utmelding registreres utmeldingsdato og utmeldingsgrunn. Betalingshistorikk lagres i fem år i henhold til regnskapsloven.

Dine rettigheter når vi behandler personopplysninger om deg

Du har rett til å be om innsyn, retting eller sletting av personopplysningene vi behandler om deg. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling, rette innsigelse mot behandlingen og dataportabilitet. Du kan lese mer om innholdet i disse rettighetene på Datatilsynets nettside: www.datatilsynet.no.

Det er viktig at opplysningene vi har om deg er riktige og oppdaterte. Hvis du oppdager en feil, oppfordrer vi deg til å ta kontakt med oss slik at opplysningene kan bli rettet. Du kan også endre dine opplysninger på din personlige side (Min side). Du kan kontakte oss, dersom du ønsker at opplysninger skal slettes fordi de er feil, mangelfulle eller mangler behandlingsgrunnlag. Vi vil da vurdere om det er grunnlag for dette.

Vi vil ikke lagre personopplysninger lenger enn det som er nødvendig for å oppfylle formålet med behandlingen og de lovpålagte pliktene vi har.

Henvendelser om retting, sletting og innsyn kan rettes til medlem@legeforeningen.no

Vi vil svare på din henvendelse så raskt som mulig, og senest innen 30 dager.

Du kan til enhver tid kontakte Legeforeningen dersom du har spørsmål knyttet til behandling av dine personopplysninger. Slike henvendelser kan rettes til Legeforeningens personvernombud: personvernombud@legeforeningen.no

Generelt om utlevering

Legeforeningen utleverer ikke personopplysninger til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for slik utlevering. Eksempler på slikt grunnlag vil kunne være en avtale med deg (medlemskapet) eller et lovgrunnlag som pålegger oss å gi ut informasjonen.

Legeforeningen bruker databehandlere til å samle inn, lagre eller på annen måte behandle personopplysninger på våre vegne. I slike tilfeller har vi inngått avtaler for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen. Databehandlerne vil kun ha anledning til å behandle personopplysningene de får tilgang til gjennom en slik avtale etter dokumenterte instrukser fra Legeforeningen.

All behandling av personopplysninger som vi foretar skjer innenfor EU/EØS-området.

Klager

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet.

Du finner informasjon om hvordan du kontakter Datatilsynet på www.datatilsynet.no.

Endringer i personvernerklæringen

Det kan forekomme endringer i vår personvernerklæring. Dato for siste endring er 19.06.2018. Vi oppfordrer interesserte til jevnlig å undersøke vår nettside for endringer. Dersom det gjøres vesentlige endringer i vår personvernerklæring vil vi informere særskilt om dette.