1. Som tillitsvalgt i Den norske patologforening (DNP) har man påtatt seg et frivillig arbeid som er ulønnet. Kun merutgifter som oppstår i forbindelse med aktivitet som følger naturlig av virksomhet som tillitsvalgt kan derfor bli dekket.
2. DNP følger generelt de samme retningslinjer for møte- og reiseaktivitet som tillitsvalgt i Den norske lægeforening har. Når det gjelder bestilling av reiser og bruk av selskap kan unntak gjøres i tilfeller hvor andre løsninger faller billigere.
3. DNP kan refundere dokumenterte utgifter som følger av møter/reiser i forbindelse med styremøter eller møter i andre faste utvalg. All møte- og reisevirksomhet skal avklares med leder i DNPs styre på forhånd.
4. All møte- og reisevirksomhet forutsetter bruk av rabatterte billetter/avtaler i så stor grad som mulig.
5. Utgifter til overnatting er begrenset oppad til maksimalt kr. 1500 per døgn.
6. Reiseregning med alle originalbilag skal innen 3 måneder etter møtets/reisens avslutning sendes til kassereren i DNP. Hvis tidsfristen ikke overholdes refunderes ikke utgiftene.
7. Reiseregningen må inneholde: Fullt navn, adresse, postnummer, poststed, skattekommune (eventuelt skattekort med skatteprosent, avhengig av hva som utbetales, lønn el.), bankkonto, fødselsnummer (11 siffer ), organisasjonsnummer (dersom det er selvstendig næringsdrivende), kontaktinformasjon som telefonnummer og e-post.
Videre må regningen inneholde informasjon om hva slags ytelse som blir utbetalt.
Det anbefales å bruke legeforeningens skjema for reiseregning
8. Originale kvitteringer, for eksempel fra fly, mat, overnatting og lignende må vedlegges, og festes til ark slik at det er oversiktlig, og legges ved reiseregningen når den sendes inn. Det skal ikke utbetales beløp uten at originalbilag foreligger. Eneste unntaket er kilometergodtgjørelse for egen bil.